Ein Inkassoschreiben erfolgt meist nach erfolgloser Mahnung und wird von einem Inkassounternehmen durchgeführt.
Inkassounternehmen betreiben die Einziehung fremder oder zum Zweck der Einziehung auf fremde Rechnung abgetretener Forderungen im eigenen Namen.
Bei einer Einziehung fremder Rechnungen muss grundsätzlich die Vertretung unter Vorlage einer Vollmacht vorgelegt werden. Fehlt die Vollmacht, kann das Schreiben allein wegen fehlender Vollmachtsvorlage zurückgewiesen werden.
Sollte die geltend gemachte Forderung im Übrigen zu Recht bestehen, sollte diese ausgeglichen werden.
Wenn nicht, ist der Forderung zu widersprechen. Eine Zahlung sollte nicht erfolgen. da dies als Anerkennung der Forderung gewertet werden könnte. Ebenso wenig sollte eine vom Inkassounternehmen vorgeschlagene Ratenzahlungsvereinbarung geschlossen werden, da auch mit einer solchen Vereinbarung die Forderung oftmals anerkannt wird.
Auch wenn die Forderung berechtigt sein sollte, müssen nicht zwingend die im Inkassoschreiben geltend gemachten Kosten bezahlt werden.
Kosten der Beauftragung eines Inkassounternehmens sind nur ersatzfähig, soweit die einzuziehende Forderung besteht und im Hinblick auf die Forderung Verzug vorlag. Weiter muss die Einschaltung des Inkassounternehmens zweckmäßig und erforderlich gewesen sein. Dies ist regelmäßig der Fall, da ausreicht, dass nach Einschaltung des Inkassounternehmens ein Ausgleich der Rechnung zu erwarten war.
Die dann auszugleichenden Kosten des Inkassoschreibens setzen sich aus den Inkassogebühren und den erstattungsfähigen Auslagen des Inkassounternehmens auf Grundlage des Rechtsanwaltsvergütungsgesetzes (RVG) zusammen.